När ett upphandlingsprojekt är klart går det, av lätt insedda skäl för att travestera Carl Bildt, över i ett implementationsprojekt. Där finns en risk att kunden lite slappnar av och tänker ”bra, nu kommer leverantören in, tar över och ansvarar för att systemet kommer på plats”. Mycket kan och skall leverantören hjälpa till med när det kommer till ledning, planering och genomförande av projektet, men en sak som kunden måste göra själv, är att bemanna upp med egna resurser och kompetens.

Beroende på storlek på företag/organisation ser det självklart lite olika ut gällande hur många personer som skall vara med och vilken omfattning i tid som krävs för ett lyckat projektgenomförande. Dock kan man säga att följande roller och kompetenser alltid måste finnas representerade; Projektledare är given. Även om det är leverantören som (oftast) leder projektet och har egen projektledare, måste det finnas någon på kundsidan som koordinerar den egna projektorganisationen och tillsammans med leverantörens projektledare styr projektet. Insatsen varierar från cirka 1 dag i veckan till fulltid beroende på projektets karaktär och omfattning. Är det riktigt stora organisationer är det inte ovanligt att 2 personer behövs för att axla denna roll. Ju större organisation, desto större krav på information, koordination samt administration kring mötesbokningar och dokumentation.

Projektledaren rapporterar till sin Beställare som oftast utgörs av en Styrgrupp. Mycket förenklat brukar man säga att Styrgruppen har 4 uppgifter; tillsätta projektledare, ge den mandat i form av finansiella resurser och beslutskraft, starta och avsluta projektet. I den bästa av världar räcker detta, men verkligheten brukar komma ikapp de flesta styrgrupper och då vill jag lyfta upp den 5:e uppgiften som innebär att stödja projektledaren i framdrift av projektet. Många styrgrupper missuppfattar sin roll och tror att uppgiften bara handlar om att bevaka att projektet och projektledaren levererar enligt tid och budget. Både projektet och styrgruppen får en så mycket enklare resa om styrgruppen agerar lyhört och hjälper till med att förankra beslut i organisationen, ha en stödjande attityd till projektledaren, tillse att interna resurser levererar till projektet på det sätt som är bestämt som exempel. Detta förhållningssätt kräver lite tid till förberedelser innan och efter varje styrgruppsmöte.

Projektledare och styrgrupp utgör högsta ledning av projektet. I projektet tillsätts olika arbetsgrupper som arbetar utifrån de olika huvudprocesserna som i sin tur ofta motsvaras av olika processer i affärssystemet. Dessa arbetsgrupper leds av Delprojektledare som självständigt ansvarar för sin arbetsgrupp, samarbetar med övriga delprojekt där processer integrerar med varandra och rapporterar till projektledaren. Här brukar det många gånger vara en utmaning att få loss tillräcklig med tid för projektet för de personer som skall leda dessa delprojekt. De skall många gånger klara av både sin ordinarie tjänstr och lägga relativt mycket tid på projektet. En viktig sak att uppmärksamma i samband med tillsättande av delprojektledare är ömsesidiga förväntningar och krav på varandra i projektet och gentemot linjen. Märk väl att merparten av de som utses som ledare i projektet kanske inte har den rollen i sitt vanliga arbete och nu förväntas man gå in och leda och fatta beslut inom ramen för sitt uppdrag i projektet. Erfarenheter från alla de projekt som HerbertNathan & Co varit med och drivet, är att man vinner mycket på att tidigt klarar ut frågeställningar kring mandat, förväntningar och ansvar för alla som skall vara med i projektet.

Här har vi nu stommen till projektorganisation, men några roller ytterligare måste till. Det behövs nästan alltid en Integrationsansvarig vars uppgift är att hålla ihop arbetet med integrationer. Viktigt att notera att affärssystemleverantören tar ansvar för gränssnittet och integrationen mot affärssystemet men resten måste kunden själv oftast stå för. Det innefattar alla kontakter mot leverantörer av alla de system som skall integreras mot affärssystemet. Uppgiften är dels av teknisk karaktär men också att förstå den information som skall flöda mellan försystem och affärssystemet och hur den skall byggas upp så att den motsvarar det informationskrav som finns för olika processer. När ”informationskrav” nämns, så tangerar vi nästa roll som är Lösningsansvarig vilken är den person som måste ha en helhetssyn över den redovisningsinformation och övrig information som skall flöda igenom och hanteras i systemet. Lösningsansvarig måste, baserat på företagets styrmodell, säkerställa att rätt information kan tas fram i olika rapport/BI-verktyg och att rätt information matas in i systemen såsom grunddata. Om integrationsansvarig möjligen kan tas in externt, så är det desto viktigare att Lösningsansvarig kommer från den egna organisationen; detta är en nyckelroll och uppgiften skall självklart finnas kvar när systemet gått i drift, därav vikten av att denna roll tillsätt med egen personal. Sist, men inte minst, kommer det behövas roller för Testledare, Utbildningsansvarig och Tekniskt ansvarig också.

När de flesta projekt numera arbetar med affärssystem som levereras som en Molntjänst, minskar arbetsguppfiten för den tekniskt ansvariga men det finns fortfarande uppgifter kvar kring att få hårdvara som skrivare, scanners, datorer att fungera ihop med det nya affärssystemet. Rollerna Testledare och Utbildningsansvarig är här tänkt att framförallt innehålla administrativa uppgifter såsom mötesbokningar, dokumentation och uppföljning. Dock kan båda rollerna utökas till att mer aktivt ta del i utbildning och genomförande av tester med testprotokoll. Här har man alltid ett val att göra mellan vad kunden respektive leverantören skall göra och kan göra.

Detta var i sammandrag vilka roller som behövs på kundsidan när implementationsprojektet drar igång och ett sista tips är att tänka igenom och förbereda denna organisation långt innan projektet skall starta!