I alla tider har avtalsprocessen (vid köp och implementering av ett nytt systemstöd) fått stort fokus och parterna har lagt mycket tid på att säkerställa att det system som upphandlas motsvarar kundens behov och kravbild. Likaså har det ansetts viktigt att säkerställa tydlighet om förutsättningarna för den fysiska leverans och implementering som leverantören ska genomföra. Och det har varit en vanlig avtalsförutsättning att kunden haft möjlighet att (förvisso vid exceptionella situationer) avbryta implementeringen. Och som följd även kunna återlämna licenserna och återfå pengarna. Det har således funnits en naturlig koppling mellan den produkt som kunden köpt och den implementering som leverantören ska genomföra.

När vi nu är inne i omvandlingen till en molnbaserad värld finns det skäl att ifrågasätta vilken roll och betydelse som avtalen ska ha framåt. Även om de flesta anser att avtal ännu är viktigt upplever vi väldigt ofta att det uppstår förvirring gällande avtalets ”roll”. Och vi ser tyvärr allt för ofta att kunden hamnar i en situation där kunden tvingas binda upp sig i ett långt abonnemang utan möjlighet att kunna avbryta även om implementeringen behöver avbrytas.

Man kan fråga sig varför denna situation har uppstått, och varför leverantörerna plötsligt anser att produkten och implementeringen ska skiljas åt? På samma sätt som tidigare krävs det ofta en relativt omfattande implementering (om vi undantar mindre organisationer med enklare behov) och där resultatet av implementeringen inte blir känd förrän väldigt mycket arbete genomförts och kunden påbörjat eller genomfört sina systemtester.

Det är inget problem i sig att kunden och leverantören tecknar två avtal för att täcka såväl implementeringen som den löpande efterföljande molntjänsten. Problemet uppstår istället av att introduktionen av ”molntjänsten” lett till att kopplingen mellan dessa avtal har upphört.

Det som idag ofta händer är att leverantören vid upphandlingen hävdar att ”ni måste beställa licenser (abonnemang) för att få åtkomst till systemet under implementeringen och – nej, vi har ett standardavtal för denna molntjänst som vi inte kan göra ändringar till”. Och till detta kommer ett separat avtal för den implementering som leverantören ska genomföra. När så problem uppstår vid implementeringen (och det händer givetvis även i den molnbaserade världen) så står kunden där med sitt abonnemang utan möjlighet att avbryta och återfå pengarna.

De leverantörer som är partners/återförsäljare för molnbaserade system hävdar i försvar att de ej har möjlighet att påverka avtalsvillkoren för tjänsten/abonnemanget. ”Det är samma avtal för alla kunder som har abonnemang till detta system och det är inget vi kan råda över”. Den situation som därmed uppstått är att leverantören bakom systemet är helt riskbefriad och att kunden oavsett utgången av implementeringen måste betala för den upphandlade tjänsten, och dessutom redan från och med avtalets tecknande.

Samtidigt som det finns en viss logik för ovanstående utveckling är det utifrån kundens synvinkel en helt orimlig situation. Till viss del kan problematiken hänföras till att molntjänster ännu kan anses vara en relativt ”ung” företeelse och där marknaden ännu inte har mognat när det gäller hur avtal ska utformas och hur ansvar ska regleras mellan parterna.

Vi ser också många exempel på hur leverantörer av traditionella onpremise system haft stora svårigheter att svänga om både sin prismodell och avtalsvillkoren när de nu börjar växla över till abonnemangsmodellen oavsett om systemet erbjuds som en publik eller privat molntjänst.

Som svar på den rubricerade frågan – Ja, avtal behövs även i den molnbaserade världen och det är lika viktigt imorgon som idag att det går att koppla ansvar och förutsättningar mellan implementeringen och den produkt som ingår i den avtalade abonnemangstjänsten. Det kommer dock att kräva tålamod och ork för kunderna att våga stå upp mot leverantörerna och kräva förändringar i synen på hur avtalen utformas.