Många företag och organisationer har börjat se sig om efter HR system. Drivkrafterna är många, såsom GDPR, digitalisering, ny teknik och inte minst alla nya spännande och användarvänliga HR-system. Störst drivkraft är dock att HR varit orimligt eftersatt och där behoven idag är nästintill akuta hos många företag. Vi ser en extremt stark trend nu där HR-system hamnar högst upp på inköpslistan. Och detta gäller såväl stora som små organisationer.

Många kunder är ”förstagångsköpare” och vet inte riktigt hur de ska göra för att hitta rätt i den djungel som marknaden för HR system har blivit. Sedan vi lanserade vår rapport ”HCM Systems in Sweden 2017” i maj månad, har redan ytterligare ett antal nya HR-system kommit upp spelplanen och där framförallt nya internationella leverantörer börjat snegla på den omogna skandinaviska marknaden.

Vi ser idag på LinkedIn att många HR-personer söker råd och tips från tidigare kollegor och kontakter. Och självklart ska man utnyttja sina kontakter för att utbyta erfarenheter. Dock vill vi på HerbertNathan & Co. propagera för vikten av att alltid utgå ifrån sin egen situation och unika behov via en behovsanalys. Även om det finns likheter inom HR mellan många organisationer går det aldrig att kopiera processer från ett företag till ett annat. Alla organisationer har unika behov och framförallt unika förutsättningar till hur verksamheten och organisationen ska utvecklas och därmed unika behov till hur det framtida landskapet med IT-stöd bör utvecklas.

Vårt råd till er som har börjat fundera på nytt HR system – börja med följande aktiviteter:

› Beskriv och skapa samsyn om nuläget och önskat läge – Säkerställ att HR, Lön, IT, Ekonomi och självklart chefer och medarbetare kommer till tals. Intervjuer, enkäter och workshops är lämpliga metoder för att kartlägga nuläge och önskat läge.

› Identifiera omfattning, behov och begränsningar för ett nytt system – Rom byggdes inte på en dag, säkerställ att ni prioriterar era processer baserat på ert nuläge och börläge. Skapa tillsammans med övriga enheter en bild av det framtida systemlandskap som ni önskar där HR-systemet kan vara ett viktigt nav för masterdata.

› Definiera mål för projektet – Det är oerhört viktigt att skapa förankring kring projektet. Avsaknad av tydliga mål och bristande förankring är en av de vanligaste orsakerna till att ett projekt misslyckas.

› Identifiera förväntade nyttoeffekter samt uppskattade kostnader för projektet- Många upplever att det är svårt för HR att ta fram ett sk Business Case. Vår erfarenhet visar dock att detta är möjligt och att det finns stora effekter att hämta hem. Börja med att identifiera alla de nyttor som ett HR-system kan ge och försök att värdera effekten i arbetstid och kostnader så har ni en bra stomme. Även om vissa nyttor är svåra att värdera är det viktigt att få dem redovisade och inkludera i listan över förväntade effekter.

› Marknadsanalys för att identifiera möjliga leverantörer – Kontakta gärna några leverantörer för att få inspiration och bjud in kollegor från olika avdelningar. Det är alltid bra att skapa en gemensam bild och förståelse av vad som är möjligt och lämpligt för just er organisation. Tillsammans kan ni göra en första bedömning kring vilken storlek och komplexitetsnivå som är lämplig för just er organisation. Ta del av marknadsinformation och gå på seminarium för att ta reda på systemens styrkor och svagheter i de processer som är viktiga för just er organisation.

Ju mer fakta och insikt ni har om marknaden innan ni går ut i upphandling desto tryggare blir ni när ni genomför möten med respektive leverantör och desto mer underbyggt blir ert kravunderlag. Ni kommer också erhålla säkrare kostnadsestimat för implementationen och det blir ett större fokus i organisationen på det verksamhetsprojekt som implementeringen av ett nytt HR-system faktiskt är. Det sist nämnda får du på köpet då behovsanalysen faktiskt i slutändan blir en viktig del av er interna förändringsprocess.

Är du intresserad av mer information om marknaden och vad du ska tänka på vid en upphandling?
Vi kör en repris av höstens populära seminarium i Stockholm den 15 december. Läs mer och anmäl dig på www.herbertnathan.se