Att fatta beslut om val av Affärssystem visar sig ofta svårare än vad kunden tänkt sig. Inte av orsaken att det är svårt att hitta ett system som uppfyller de specificerade behoven utan på grund av att beslutet ska baseras på en samlad bedömning av många kriterier. Och där kunden har svårt att värdera betydelsen av dessa kriterier mot varandra.

Hur viktigt är exempelvis licenspris jämfört med uppfyllande av de funktionella kraven? Hur viktigt är det att systemet täcker alla affärsprocesser jämfört med att det är ett ungt system byggt på en modern plattform? Hur värderar man betydelsen av leverantörens konsultkapacitet mot tillgången eller avsaknaden av en aktiv användarförening för systemet? Hur värderar man ett öppet och flexibelt system som kräver mer installationstid jämfört med ett mer begränsat system med relativt kort installation? Och hur värderar man behovet av eller risken med ett öppet och flexibelt system till en kund med väldigt låg förståelse för processarbete och IT-system? Och hur värderar man en systempresentation som landat fel med en annan systempresentation som gick bra men där funktionaliteten är lägre?

Det uppstår ofta ett flertal frågor som skapar förvirring och ångest för kunden om det inte har skapats struktur i frågeställningarna. Och inte heller har övergången till en molnbaserad värld förenklat valet för kunden.

Ovanstående är frågor och problemställningar vi ganska ofta möter hos kunder som tagit kontakt för att få stöd inför det slutliga valet av system. Det är dock svårt att i slutskedet av en genomförd upphandling börja styra upp beslutsprocessen och strukturera om frågorna. Det vanliga resultatet är ofta att det tydligt framgår att det är ett flertal perspektiv som inte beaktats tidigt i upphandlingen och som blir svåra att ta igen i slutet av upphandlingen. Och att göra om upphandlingen är sällan ett alternativ. Orsaken till den uppkomna situationen beror vanligtvis på att kunden lagt 100% av sin fokus på att sätta ihop de funktionella kraven och inte beaktat övriga kriterier som är minst lika viktiga vid valet av både system och leverantör.

Listan över lämpliga beslutskriterier kan göras lång men den kan också variera från situation till situation. Några av de vanligaste kriterierna är:

  • Systemets funktionella bredd och djup i standardutförande
  • Systemets öppenhet/flexibilitet i arkitektur och API:er
  • Tillgång till paketerade tilläggsfunktioner/moduler eller Appar
  • Prisbilden för licenser/nyttjanderätt såväl på kort som lång sikt
  • Kapacitet och kompetens hos leverantören både kortsiktigt och långsiktigt
  • Leverantörens förmåga till en hög utvecklingstakt av systemet (inte minst tekniskt)
  • Komplexitet och omfattning för installationen (dvs vad orkar kunden med?)
  • Möjligheterna till ett successivt införande istället för en Big Bang
  • Tillgänglighet på konsultstöd och partners nationellt och internationellt

Det kanske allra viktigaste kriteriet handlar om vilket system som har störst möjlighet att realisera de förbättringar och nyttor som förhoppningsvis ligger till grund för investeringen, och det som ska bära kunden in i framtiden. Och just denna punkt ges ofta minst uppmärksamhet. Av det enkla skälet att det är få kunder som skapat sig en bild av hur de vill och kan utvecklas med ett nytt systemstöd.

Frågorna blir lätt många och det kan vara svårt att väga det ena mot det andra. Det finns dock hjälp och stöd att få på marknaden. Viktigast är dock att kunden försöker skaffa sig insikt om den förändring som kan uppstå som följd av det nya systemet, och de möjligheter det ger i ett längre perspektiv. Det blir då lite lättare att väga kostnaden för investeringen mot det värde som kan skapas för verksamheten. Att jämföra två system och bara resonera kring billigt och dyrt samt vilka som har flest funktioner är sällan den rätta vägen fram till ett beslut.