Det kan vara svårt att välja HR- eller lönesystem och jag får ofta frågan: Vad är den viktigaste faktorn att utvärdera systemet på?

Organisationer har olika behov men det finns ett flertal gemensamma faktorer som ofta spelar in: användarvänlighet, pris, masterdatahantering samt rapporter och beslutsstöd. Men en viktig faktor, som inte riktigt har fått full genomslagskraft än i alla upphandlingar, är den s k medarbetarupplevelsen. Allt för ofta sätts likhetstecken mellan medarbetarupplevelsen och användarvänlighet men det är mycket mer än så. Begreppet innefattar medarbetarens alla känslor kring organisationen och arbetet och inkluderar all interaktion som en medarbetare har med sin arbetsgivare. För att kartlägga medarbetarupplevelsen sätter man på sig medarbetarnas glasögon och förstår deras upplevelser från första anställningsintervju fram till deras sista dag på arbetet.

Inom Employer Branding är medarbetarupplevelsen ett vanligt begrepp att arbeta med för att locka till sig de främsta talangerna. Den engelska motsvarigheten Employee Experience (EX) lyfts bland annat fram av LinkedIn som den viktigaste trenden för att attrahera talanger under 2020. Nu gör begreppet sitt intåg även inom HR-tekniken och brukar då benämnas som den digitala medarbetarupplevelsen. IT-analysfirman Gartner förutspår till exempel att till 2023 kommer 40% av alla globala organisationer ha strategier på plats för att arbeta med medarbetarupplevelsen. I USA finns det specifika roller inom HR Employee Experience som ofta är en blandning mellan HR & IT. Min framtidsspaning är att vi snart även här i Sverige kommer ha liknande roller, eftersom organisationen med den bästa medarbetarupplevelsen får en stor konkurrensfördel i att attrahera och behålla talanger.


Här kommer några tips om hur du, genom att beakta medarbetarupplevelsen i utvärderingen av framtida HR-systemstöd, skapar förutsättningar för ett ökat engagemang och ökad lönsamhet:

1. Bit i det sura äpplet – Prioritera medarbetarupplevelsen före HR-avdelningens behov

Medarbetarupplevelsen handlar om att ändra arbetsplatsen och dess rutiner för att få medarbetare att trivas, inte att ändra medarbetarens förfaringssätt att passa arbetsplatsens rutiner. Därmed kan du som beställarfunktion behöva göra avkall på dina egna preferenser för att bättre tillfredsställa medarbetarna. Du kanske till exempel måste prioritera ner effektiviteten i rekryteringsprocess något till förmån för det systemet som medarbetarna skattar högre. Kan kännas surt men tänk på vad du vinner i andra änden med till exempel lägre personalomsättning och nöjdare medarbetare.

2. Identifiera vid vilka moment som systemstödet påverkar medarbetarupplevelsen

Medarbetarupplevelsen kan delas upp i två sfärer, en arbetsplatsrelaterad och en personlig. Inom dessa två sfärer så finns det ett antal kontaktpunkter där interaktionen sker och som påverkar medarbetarupplevelsen. Arbetsplatsrelaterade kontaktpunkter är kollegor, kunder, ledare/chefer, den fysiska arbetsplatsen, system och teknologi och arbetsprocesser. I den privata finns ambitioner, privatekonomi, resor till och från arbetet, familj, hälsa och hem. Ett lönesystem påverkar till exempel både teknologi och arbetsprocesser, men det har också en koppling till en medarbetares privatekonomi eftersom fel på lönen påverkar just detta. När du väl fångat vilka beröringspunkterna som finns och mellan medarbetare och systemstöd så vet du också vilka processer du ska kartlägga närmare.

3. Undersök var skon klämmer

Nu är det dags att ta reda på hur medarbetaren upplever beröringspunkterna.  Du kan göra det genom intervjuer, enkäter, studera medarbetare under vissa moment ute på deras arbetsplats eller låta medarbetare vara med och utvärdera när systemleverantören presenterar systemet. Kan du utföra alla åtgärder så är det självklart det bästa. Jag hjälpte nyligen en kunds HR-avdelning med en enkät till alla medarbetare, uppdelat per roll eftersom systemstödet såg annorlunda ut för de olika rollerna, och resultatet blev lite av en överraskning. HR-avdelningens uppfattning kring nuvarande systemstöds funktion och prestation stämde inte alls med medarbetarnas uppfattning. De skruvade om rejält i sin prioritering och är nu på god väg att hitta sitt nästa systemstöd som hjälper hela organisationen, inte bara HR.

Om ni går igenom de ovanstående stegen så har ni kommit en bra bit på väg i att välja rätt systemstöd för er organisation och är genom detta med och bidrar till att skapa en arbetsplats där medarbetarna vill och kan leverera sitt bästa.