Pandemins påverkan på vårt arbetsliv är som vi alla vet monumental. Över en natt försvann fysiska möten och resor till kontoret och ersattes av digitala sammankomster och hemarbete. Medarbetare som sällan använde digitala verktyg har nu blivit beroende av dem för att överhuvudtaget kunna utföra sina arbeten. Många organisationer drog en lättnadens suck över att ha installerat den där nya digitala mötesplattformen eller den där dokumentdelnings-appen. Tack vare vår höga teknologiska standard kunde vi i princip fortsätta som vanligt… trodde många.

Men har vårt nya digitala arbetsliv inneburit att vi är lika effektiva och motiverade som innan? Fler och fler organisationer vittnar nämligen om svårigheter som uppstått. Det vanligaste problemet, oavsett bransch eller storlek på organisation, är den ökande frustrationen kring icke-fungerande digitala verktyg.

Så vilka organisationer har lyckats med digitaliseringen och kammat hem nyttorna och vinsterna (s k nyttorealisering)? För att svara på det ska vi komma ihåg att digitalisering inte är samma sak som inköp av mjukvara, utan syftar till den förändring eller omvälvning som sker i organisationen och dess arbetssätt tack vare det nya verktyget. För att hämta hem nyttorna behövs en beteendeförändring hos medarbetarna, och då krävs en rejäl förändringsinsats snarare än att bara erbjuda ett nytt verktyg.

”Någon får inte igång sin kamera, någon får stresspåslag p.g.a ovanan av den nya mötesformen, någon får aldrig ordet för det fångas inte upp lika lätt i ett digitalt rum. Beteendeförändringen har inte skett vilket innebär att den digitala sammankomsten inte får samma önskade utfall som det tidigare fysiska mötet.”

De organisationer som upplever mest problem är de som bara tagit det första steget mot digitalisering, att datorisera; som innebär att omvandla det analoga till digitalt format. Ett exempel på det är bytet av fysiska träffar till digitala möten. Någon får inte igång sin kamera, någon får stresspåslag p.g.a ovanan av den nya mötesformen, någon får aldrig ordet för det fångas inte upp lika lätt i ett digitalt rum. Beteendeförändringen har inte skett vilket innebär att den digitala sammankomsten inte får samma önskade utfall som det tidigare fysiska mötet.

Resultatet kan bli att sjukfrånvaron relaterad till stress ökar eller att era medarbetare upplever arbetsverktygen som undermåliga. Detta påverkar, i sin tur, motivation och effektivitet.

Realisering av nyttor kräver att man arbetar aktivt med förändringsledning, dvs skapar engagemang och bestående förändring hos medarbetare. Det är en tidskrävande och komplex process men väl värd investeringen. Tyvärr finns det ingen generell nyttorealiseringsprocess som fungerar i alla organisationer utan varje organisation måste hitta sitt  arbetssätt baserat på sina förutsättningar.


Men det finns ett par generella, snabba åtgärder som jag gärna skickar med som effektivt minskar en del av de negativa påföljderna av nya digitala verktyg:

Agera skyndsamt:

Medarbetare som inte blir hörsammade blir snabbt frustrerade, vilket sedan sprider sig vidare i organisationen. Frustrationen byggs på successivt och resulterar snart i ilska bara datorn öppnas.

Lyssna på användarna:

Försök att ringa in vad som är problematiskt, något speciellt steg eller är det svårt att navigera och hitta rätt? En enkät är en bra att början men jag rekommenderar att ni följer upp med ett telefonsamtal om något svar sticker ut negativt. Ett uppföljningssamtal med någon som lyssnar och visar förståelse brukar kunna lösa en hel del knutar även om grundproblemet kvarstår.

Utbilda:

Av erfarenhet vet jag att en hel del av problemen som användarna upplever beror på bristande kompetens snarar än verktyget i sig. Nu kan man ju tycka att ett nytt system ska vara så pass självinstruerande att utbildning inte behövs, men vi är inte där än. Använd den data ni samlat in i enkäten för att bygga utbildningen så att den punktmarkerar de funktioner som upplevs som problematiska.

Kommunicera:

Hellre en gång för mycket än en gång för lite kring ert arbete med att förbättra de digitala verktygen. Att få tycka till om något som sedan försvinner in i ett ”svart hål” är mer frustrerande än att inte bli tillfrågad alls. Mottot ”även inga nyheter är en nyhet” är bra att följa.