Att skriva avtal om ett nytt IT-system och specifikt affärssystem är inte enkelt. Åtminstone inte när det kommer till vad det faktiska priset/kostnaden ska bli. Det är enkelt att sätta pris på applikationen och dess ingående komponenter med tillhörande licenser och månadsavgifter. Att däremot sätta ett tydligt pris för implementeringen visar sig ofta svårt. Åtminstone om kunden har som ambition att det en kostnad som ej kommer att överstigas.

Dock möter vi emellanåt kunder (och som regel inom offentlig sektor) som anser sig ha löst detta problem genom att begära ett sk fastpris. Och det är klart, har man begärt och fått ett fastpris så är man väl garanterad ett fastpris, eller? Nej, jag tror att världen sällan har skådat implementeringsprojekt inom affärssystem där utfallet blir mindre eller detsamma som fastpriset. Istället hamnar det i 95% av fallen över det avtalade fastpriset. Hur är detta möjligt?

Svaret är egentligen både kort, enkelt och logiskt. Den leverans som kunden erhåller för det avtalade fastpriset är precis det som finns specificerat i avtalet, varken mer eller mindre. Och i 99% av fallen är det omöjligt att ge en komplett och detaljerad beskrivning av ”allt” som ska ingå i leveransen och det är lika omöjligt att ge en 100% heltäckande beskrivning av hur ansvaret ska fördelas mellan kunden och leverantören för varje enskild aktivitet. Det går ej heller att fullt ut förutse vad som kommer att inträffa under projektet, där verkligheten ofta bidrar med överraskningar som varken kund eller leverantör kunde förutse.

De flesta seriösa leverantörer kan idag specificera en lista på ca 50-100 aktiviteter som ska genomföras under implementeringen och detta anses ofta som ”tillräckligt” för att ha fångat huvuddragen i implementeringen. Dock, om man utgår ifrån att en implementering av ett normalstort affärssystem ofta hamnar i nivån 1.000-2.000 arbetstimmar för leverantören och det dubbla eller tredubbla för kunden så går det att förstå att det är oerhört många aktiviteter som utförs på daglig nivå som aldrig går att specificera i ett avtal.

Den kund som tror att avtalsskrivningen ”leverantören har huvudansvar för implementeringen” räcker ihop med att det dessutom avtalats ett fastpris kommer att bli besviken när det trots detta uppkommer en mångfald av små (eller stora) tillägg där leverantören har mycket starka skäl för att kräva betalt utöver det avtalade fastpriset.

Det är inget fel med att kunden ”föredrar/önskar” ett fastpris för att känna trygghet med kostnaden. Och det finns tekniska möjligheter att konstruera avtal där man med olika formuleringar väsentligt kan minska risken för tillägg. Det går dock aldrig att helt friskriva sig från risken att tillägg uppstår.

Det bästa sättet att behålla kostnadskontroll och minska risken för kostnadsöverdrag är att kunden själv tar en väldigt aktiv roll vid såväl planering som genomförande av projektet. Genom att sitta i förarsätet eller åtminstone i framsätet bredvid föraren medför att kunden dagligen kan övervaka och styra projektet mot uppsatta mål och parera de hinder som uppstår.

Tyvärr blir fastpriset väldigt ofta ett felpris där kunden binder ris vid egen rygg när projektet börjar halta och där leverantörens flexibilitet blivit begränsad genom fastprisets konstruktion.