Vi har skrivit om det tidigare och gör det igen; övergången till så kallade molnbaserade affärssystem skapar frågetecken hos kunden i en upphandling: -Är det ett nytt system när leverantören säger att det är ett molnsystem? -Blir det någon skillnad i kostnader? -Vad händer med uppgraderingar? -Kan vi fortsatt ha unika anpassningar i vårt system för just vårt företag? -Hur skall vi betala?

Denna blogg försöker reda ut vad som gäller. För att förstå de alternativ som leverantörerna erbjuder, måste man först förstå alla begreppen. Det som idag kallas Molnsystem, benämndes tidigare som SaaS – Software as a Service. Hela idén var att systemet skulle ”levereras” via webben färdigt och klart att köra. Alla kunder skulle köra samma version av applikationen (Publikt moln blev namnet på detta) och därmed skulle uppgraderingar kunna förenklas. Vidare skulle leverantören finna stordriftsfördelar i den gemensamma drift som ingick i den så kallade SaaS-lösningen = på sikt ett billigare sätt att samordna och använda olika typer av IT-applikationer.

Det finns idag många goda exempel på att detta fungerar alldeles utmärkt, både funktionellt och prismässigt. Den gemensamma tråden för dessa applikationer, om jag generaliserar något, är att det är moderna applikationer som löser IT-stödet för ett begränsat antal processer inom företaget. Prissättningen är också enkel, du betalar per användare för den tid du använder applikationen, oftast månadsvis. Bland de goda exemplen kan nämnas: Hantering och betalningar av leverantörsfakturor med direktintegration till banken, Appar för automatisering av all hantering av kvitton och reseräkningar, Schemaplaneringssystem och rekryteringssystem för att nämna några få av väldigt många olika tillämpningsområden.

Sedan några år tillbaka har det blivit mer vanligt att leverantörerna kallar SaaS för ”Cloud” eller ”Molnbaserade system” och grundidén är den samma; att leverera IT-applikationer via webben med en betalningsmodell som innebär hyra och inte låsningar i långa avtalsperioder för support & underhåll. Driftsmässigt ser fler och fler företag fördelar med att låta någon annan sköta driften (inget nytt egentligen, extern drift och hosting har funnits i många år) och det kan anses smidigt att lägga allt på en och samma leverantör som via väldefinierade SLA:er (tjänstebeskrivningar) får garantera tillgänglighet och prestanda som en del av tjänsten.

Ytligt sätt känns ju detta sunt och riktigt, varför skall vi investera i en programvara för många år när vi ser den snabba utvecklingen som råder inom IT-branschen och varför skall vi själva krångla med drift av hårdvara när någon annan (leverantören och dess underleverantörer) kan göra även det åt oss som en del i molntjänsten? Svaret på den frågan är allt oftare, ”nej, det finns absolut igen anledning att inte välja molntjänsten, det är tvärtom om både praktiskt och ekonomisk försvarbart i många fall”.

Det finns dock fortfarande fall där man skall fundera lite mer i detalj på vad Molntjänsten innebär och det gäller särskilt det område vi på HerbertNathan & Co bevakar extra noga; marknaden för affärssystem.

Ovan gav jag exempel på applikationer som går att köra i publika moln. När det kommer till affärssystem hanteras driften ännu vanligtvis i ett ”privat moln”. Den kund som skall investera i större och mer omfattade system, såsom affärssystem och privata moln bör vara uppmärksam på det finansiella perspektivet i upplägget men också vilka aktiviteter som tillkommer för kunden i samband med uppgraderingar.

Även om leverantören kommunicerar en molntjänst med kostnad kopplat till antal användare, så finns tillkommande kostnader som kan hänföras till de uppgraderingar som leverantören utför. De tillkommande kostnaderna kan oftast kopplas till nedanstående aktiviteter och är fortfarande inte oväsentliga när man räknar på TCO över en tid på 8-10 år, vilket är i det lägre intervallet för förvaltning av ett affärssystem i en större organisation:

  • Hantering av anpassningar i samband med uppgradering
  • Integrationer
  • Uppdatering av layouter på blanketter och formulär
  • Verifiering av eventuella rutinförändringar i samband med uppgradering
  • Avstämning testprotokoll efter verifiering

Det är därför värt att notera att köper man ett större affärssystem för större företag med omfattande krav på funktioner så är det inte bara den månadsvisa eller årliga kostnaden som systemet kostar över tid, utan det tillkommer också extra kostnader i samband med uppgraderingar, precis så som det gjort tidigare vid traditionellt licensköp med uppgraderingar. Begreppet ”molntjänst” måste därför synas för varje enskilt fall utifrån vad som upphandlas och hur leverantören av systemet hanterar uppdateringar och uppgraderingar. Det är i de flesta fall fortfarande så att för de stora affärssystemen ingår både mindre uppdateringar årligen men också större uppgraderingar till nya versioner med intervall 2-3 år och detta oavsett om systemet levereras som en molntjänst eller inte.

Här märker vi att många kunder tror att det genomförts ett fullständigt skifte till molntjänster med ständiga mindre uppdateringar av affärssystemet och inga stora versionslyft, men så ser inte verkligheten ut ännu för majoriteten av våra vanligaste affärssystem.

Till detta skall läggas de stora skillnader i kostnader över tid, beroende på om kunden väljer att finansiera köpet av affärssystemet via årlig hyra eller licensköp år 1 med support & underhåll kommande år. Leverantörerna marknadsför självklart molntjänsten hårt nu för det tjänar mer pengar långsiktigt på denna affärsmodell, men i de festa fall kan du som kund fortfarande avtala om en finansiering enligt det traditionella sättet. Om detta har min kollega Jonas Andersson skrivet i vår blogg den 29 januari.