Det går att göra en lång lista över vad som är viktigt eller till och med kritiskt för att en kund ska nå framgång med sitt nya affärssystem. Oftast beror framgången på ett flertal faktorer som tillsammans bidrar till ett lyckat projekt. Och det bör poängteras att framgångsfaktorerna går att koppla såväl till kundens som leverantörens insatser.

Det finns dock en faktor som bör få större uppmärksamhet när man talar om framgång. Och det gäller kundens förmåga till att ta ägarskap över sitt nya Affärssystem. När man gör en genomgång av utfallet av de snart 1.000 projekt där HerbertNathan & Co medverkat eller haft insyn i, framgår det tydligt att kunder som lyckats ta ”ägarskap” över sitt system inför driftsättningen både blivit nöjdare kunder samt uppnått fler nyttoeffekter jämfört med de kunder som inte orkat ända fram i sitt ägarskap.

Vad handlar då ägarskap om?

Detta kan definieras utifrån såväl ett kort som ett långt perspektiv. När det gäller det korta perspektivet handlar det om att kunden är så pass kunnig i systemet och självgående inför driftstarten att leverantören nästan kan stå bredvid utan att behöva bidra. När det gäller det längre perspektivet handlar det om att kunden lyckats upprätta en organisation som aktivt och kontinuerligt utvecklar sitt användande av Affärssystemet.

För att kunna ta ägarskap inför driftsättningen krävs ”väsentligt” med egen tid för kunden att arbeta med tester, tester, tester och återigen tester. Det räcker inte med att lära sig sina normala grundflöden, utan det är viktigt att kunden också skapar sig en förståelse om systemets logik och arkitektur när det gäller processflöden och transaktionsflöden, vilket också inkluderar förståelse och kunskap om hur konfigurationen är uppbyggd. Det är väldigt vanligt att testerna inför driftsättningen hackar med anledning av att det saknas beståndsdelar i konfigurationen och behörigheter. Följden blir avbrutna och långdragna tester där fokus mer handlar om att ”komma igenom” istället för att lägga fokus på processens totala effektivitet. Väldigt vanligt är också att testperioden får karaktären av utbildning istället för test vilket tar tid ifrån de grundläggande testerna. Utbildningen och kunskapsinhämtningen måste ske tidigare i projektet så att kunden kan genomföra sina tester med begränsat stöd från leverantören. Och kunden bör utgå ifrån att de få utbildningsdagar som leverantören estimerat under upphandlingen sällan räcker för att nå det ägarskap som behövs, man bör räkna med att det krävs betydligt mer tid för utbildning och kunskapsinhämtning.

När det gäller ägarskap utifrån det längre perspektivet berör vi det område som oftast får den tråkiga rubriken ”förvaltning”. Detta begrepp känns dock lite förlegat och gäller mer den tid då man hade en systemstab som underhöll systemet utifrån ett tekniskt perspektiv. När vi idag talar om förvaltning menas mer en organisation som har systemets kontinuerliga utveckling som en del i den löpande affärsutvecklingen. Det innebär att de personer som har roller i verksamhetens affärsutveckling också har ett ansvar för att utveckla organisationens systemstöd. Och då räcker det inte med ett sk IT-råd som träffas 2-3 ggr per år för att stämma av alla pågående projekt. Det bör istället vara en löpande och helst månadsvis process för att trimma och utveckla verksamheten.

Det finns givetvis en kostnad för att kunna ta ägarskap över systemet. Det krävs väldigt mycket arbetstid som ska frigöras ifrån det dagliga arbetet. Denna interna kostnad sticker ibland i ögonen på ledning och styrelse varför man ofta väljer att dölja kostnaden i samband med sin investeringsbegäran. Man glömmer dock att det är ägarskapet som skapar förutsättningar till att kunna de förväntade effekterna av systemet, och därför också krävs för att investeringen ska kunna räknas hem.

Att ”mäta sitt ägarskap” bör finnas med som en parameter när man gör bedömningen om kundens förmåga att genomföra en framgångsrik driftsättning