Under årens lopp har jag förundrats över hur vanligt det är att systemleverantörer frånsäger sig ansvar och/eller medverkan till att stödja kunden med planering av det viktiga och stora förändringsarbete som krävs vid införande av ett HR-system, Lönesystem eller Outsourcing. Flertalet leverantörer är tydliga med sitt ansvar gällande implementeringen, men säger samtidigt att kunden helt ansvarar för förändringsledningen.

Under upphandlingen ställer vi krav på att leverantören ska ta ett helhetsansvar för implementationen, men vi är också tydliga med att kunden givetvis ska ta eget ansvar för genomförande av de förändringsaktiviteter och övriga aktiviteter som definierats vid planeringen. I grunden handlar fördelningen av ansvarsroller om att båda parter ska bära ansvar för att genomförandet ska bli lyckat och tillsammans hjälpas åt att realisera de nyttor som kunden har förväntningar om.

I slutfasen av upphandlingen och avtalsarbetet brukar dialogen om ansvarsroller intensifieras och oftast landar avtalet i en överenskommelse om att projektet ska drivas i någon form av partnerskap och med ett gemensamt mål. Den övergripande projektplaneringen av projektfaserna och ansvarsfördelningen brukar bli relativt tydlig och kunden inleder projektet med en förväntan om att parterna kommer utföra ett riktigt bra arbete tillsammans.

Inom HR finns det historiskt sett begränsat med erfarenhet av att driva systemprojekt av den dignitet som införande av ett HR-, Lönesystem eller Outsourcing innebär. Detta innebär att HR saknar full förståelse vad de kan förvänta sig av leverantören och vet inte heller vilka krav de kan ställa. Då vi arbetar väldigt nära våra kunder under förstudier och upphandlingar vet vi att förståelsen för vad ett implementationsprojekt innebär och kräver av kunden, successivt växer fram under projektets gång. Har man däremot aldrig tidigare varit med i ett liknande projekt är det svårt att kunna ha förståelse och förutse vilka krav som verkligen ställs när man väl är inne i implementationsprojektet.

Ofta ger vi kunden stöd även under implementationen och tyvärr måste vi ganska ofta ryta till och styra upp leverantören när denne återfaller till sitt ursprungliga upplägg, där de planerar sina aktiviteter helt utan att ta höjd för det interna process – och förändringsarbete som kunden behöver genomföra parallellt. Detta leder ofta till att kunden saknar en helhetsbild av vad som verkligen krävs i detalj på deras sida och hur dessa aktiviteter ska kopplas till leverantörens aktiviteter och tidplan.

Något så enkelt som en gemensam tid- och aktivitetsplan, risklogg, aktivitetslista som gemensamt tas fram och där kundens aktiviteter kopplas till leverantörens aktiviteter är obligatoriska verktyg för ett lyckat projekt. Självklart är det oerhört viktigt att ansvar definieras i detalj, men utan en gemensam översikt är det mycket svårt att nå fram till ett lyckat slutresultat.

Ni som är leverantörer har betydligt större erfarenhet av vad som leder till framgång och vilka risker det finns i ett implementationsprojekt. Använd denna erfarenhet genom att vara öppna och ge kunden råd och guidning redan från projektstart! Ni bygger förtroende, uppnår ett bättre slutresultat samt får en betydligt mer nöjd kund i slutändan.

Till er som är kunder vill jag ge rådet – var tydliga och ställ krav i upphandlingen och säkerställ att ni under den initiala detaljerade projektplaneringsfasen får in aktiviteter i den gemensamma tid- och aktivitetsplanen som rör allt från ert processutvecklingsarbete, key stake holder management, riskhantering, kommunikation, utbildning och allt annat som rör er förändringsledning.

Utan helhetsperspektiv och partnerskap är det helt enkelt svårt att lyckas och att integrera arbetet med den interna förändringsledningen ihop med leverantörens aktiviteter är er nyckel till framgång!