Nu har det hänt igen. Historien upprepar sig igen. Återigen har jag kommit i kontakt med en internationell koncern med dotterbolag i ett flertal länder där ett pågående införande av ett nytt affärssystem blir stoppat. Efter uppsättning av en bolagsmall med generiska processer och utrullning till 4 av 15 länder har koncernledningen valt att stoppa det pågående införandet. Beror det på att projektet blivit försenat och dragit över i kostnader? Beror det på att ledningen uppfattar införandet som misslyckat? Eller är det så att koncernen har ekonomiska problem och måste hålla igen på investeringarna? Nej, den enkla förklaringen är att koncernen nyligen blivit uppköpt av en ännu större koncern och där den nya ägaren använder ett annat koncerngemensamt affärssystem (givetvis ett större affärssystem). Som en del i integrationsprocessen av dessa båda koncerner har den nya ledningen snabbt fattat beslut att alla företag ska använda samma affärssystem. Frågan som då infinner sig, är – varför då?

Jag har haft förmånen att få arbeta med affärssystem i 25 års tid och under denna tid varit rådgivare och konsult åt ca 400 företag, både i Sverige och utomlands. Trots att jag dagligen praktiskt medverkar i väldigt många upphandlingar och implementeringar har jag inte kunnat se att beslutet
”ett koncerngemensamt affärssystem” är en grundmodell som passar alla organisationer. Situationen är istället tvärtom i väldigt många fall. Beslutet bygger ofta på tesen att ”vi gör ju samma sak i alla bolag och i alla länder” vilket låter som en enkel och förnuftig grund till att därmed låta hela koncernen använda samma affärssystem. Vidare finns det ofta en sekundär tes med innebörden att ”genom ett koncerngemensamt affärssystem kan vi likforma och förbättra våra affärsprocesser” vilket också låter som ett klokt argument. Utöver detta finns det andra argument som har koppling till tekniska frågor såsom integrationsproblem, infrastrukturfrågor, drift odyl. Alla dessa argument är sannolikt förnuftiga men hur många företagsledare har egentligen seriöst betraktat de alternativ som kan finnas? Har man över huvud taget övervägt alternativet ”olika affärssystem”?

Med det tempo som idag råder i affärslivet med förvärv, fusioner, avknoppningar, omorganisationer och många andra ständiga förändringar är det omöjligt att uppnå målet med ett koncerngemensamt och samtidigt ändamålsenligt affärssystem. En koncern bygger dessutom ofta på en grundläggande logik att man samlar olika affärsområden i separata företagsstrukturer därför att affärsprocesserna skiljer sig åt. All erfarenhet visar att företag med avvikande affärslogik och verksamhetsprocesser bör använda olika affärssystem. Kostnaden för att införa koncerngemensamma affärssystem är gigantiska och tyvärr bygger ofta kalkylen på meningslösa nyckeltal hämtade från internationella databaser utan förankring i den situation som kan råda hos det lokala företaget.

Är jag då helt emot koncerngemensamma affärssystem? Nej, jag ser det som förnuftigt för en del koncerner medan det är totalt vansinne för en
del andra koncerner. Min kritik riktar sig mot alla de enorma projekt som initieras pga politiska beslut och baseras på orealistiska nyckeltal. Många av dessa stora projekt leder till enorm kapitalförstöring samtidigt som det försämrar koncernens resultat och kapacitet under ett flertal år. Olika affärssystem inom en koncern kan ofta vara den mest ekonomiska och optimala lösningen och bör därför ges en rättvis chans till att analyseras och värderas som ett konkret alternativ.