När vi stödjer våra kunder i upphandlingar av Ekonomi-, HR- och Affärssystem brukar vi prata om ”upphandlingspusslet som skall läggas”. Med det menar vi alla de utvärderingskriterier som skall ingå i det slutliga beslutet om nytt IT-system. I slutet av en upphandling brukar nästan alltid kundens personal vara överrens om att det är system A vi skall ha eller så är man lika överrens om att det är system B som är bäst. Mer eller mindre medvetet har man då var och för sig summerat och lagt ihop alla de olika kriterier som leder fram till beslut om val av IT-system och kommit fram till att ett visst system är bäst.  Vilka kriterier ingår då i upphandlingspusslet? Vad är det som gör att kundens projektgrupp nästan alltid är överrens i slutet?

Frågar du kunden brukar Funktionalitet ofta nämnas först av allt. Affärssystemet måste kunna hantera och stödja företagets eller den offentliga organisationens processer och det går ju inte att säga emot! Nästa kriterie brukar vara Användarvänlighet och det går ju heller inte att säga emot! Att vi vill ha system som är lätta att arbeta med har vi önskat sedan IT-systemen uppfanns och nu börjar de flesta system också bli så bra att man kan prata om riktig användbarhet och användarvänlighet. Pris är nästa kriterier som kommer upp. Det finns självkart restriktioner för vad saker och ting får kosta och är det något en ledning alltid kan ha synpunkter på i sina kontakter med upphandlingsprojektet så är det kostnaden för systemet.

I offentliga upphandlingar brukar man använda begreppet ”ekonomisk mest fördelaktiga” och det är ett väldigt bra uttryck för att beskriva tanken om att väga samman kostnad med mer kvalitativa aspekter som funktionalitet och användarvänlighet. Vad mer för att ”upphandlingspusslet” skall bli komplett? Ja, förutom teknisk plattform och driftsform (egen drift eller molntjänst) är nästa kriterie Leverans- och utvecklingsförmåga. Leverans- och utvecklingsförmåga är alla de egenskaper och förmågor som kunden kan ta reda på och utvärdera kring leverantören av affärssystemet. Här finns massor av fakta att djupdyka i kring företagets tidigare erfarenheter, kundstock, referenser, projektmetodik, personalens kompetens, marknadsposition, framtida utvecklingsplaner etc etc.

I takt med att affärssystem blir funktionellt mer och mer lika och likaså att användargräns-snitt med nya webbgränssnitt blir mer och mer enhetliga, så växer betydelsen av Leverans- och utvecklingsförmåga i utvärdering av nytt affärssystem. Står ni i begrepp att utvärdera nuvarande affärssystem med vad marknaden kan erbjuda, så glöm inte kriteriet Leverans- och utvecklingsförmåga hos leverantören!