Man upphör aldrig att förvånas över den mänskliga naturen. Trots att de flesta kunder/beställare överlag är välutbildade och besitter många års erfarenhet från livets skola så möter man varje dag situationer där man förvånas över den naivitet som ofta råder kring ”affärssystemet”.

Vi har sedan många år tillbaka lämnat den tiden då affärssystemet enbart var en bokföringsmaskin där man registrerade in och lagrade uppgifter. Idag inser flertalet kunder och användare att affärssystemet har en väsentlig roll när det gäller att möjliggöra utveckling och förbättring av organisationens processer. Trots detta är det väldigt vanligt med inställningen att ”vi ska inte förändra eller komplicera affärssystemet, vi ska följa standard”. Motivet till detta förhållningssätt bygger oftast på inställningen att affärssystemet är utvecklat och optimerat efter standardiserade verksamhetsprocesser som kan tillämpas av ”alla” kunder. Vi ser också att flertalet leverantörer använder detta som ett argument för att visa hur enkelt det är att komma igång med sitt nya affärssystem.

Som konsult är det relativt vanligt att möta företag och organisationer där ”vardagen fungerar och där merparten av personalen utför sina arbetsuppgifter” trots att det helt saknas processbeskrivningar. Kunden är oftast medveten om att ”jo, vi har inte några riktiga processer” men det ändå finns en arbetskultur och inarbetade rutiner som medför att vardagen flyter på, dock med en del utmaningar och dagliga småproblem. Att i detta läge upphandla och införa ett nytt affärssystem kan ibland (mer ofta än sällan) leda till en smärtsam upplevelse för kunden. Alldeles för ofta framkommer inställningen att ”bara vi får in ett nytt affärssystem så ska vi få ordning på våra processer och rutiner”, precis som om det nya affärssystemet vore någon form av medicin som kan omvandla kroppen från bristande hälsa till en superatlet.

Beklagar, men det fungerar inte på detta sätt. Det finns ingen medicin som kan råda bot på bristande rutiner och processer. Affärssystemet är ett hjälpmedel och inte en medicin. Om man bryter benet blir inte benet bättre för att man skaffar sig en krycka, det krävs att man behandlar skadan.

Inställningen att ”vi ska följa standard” bygger ofta på en naiv okunskap och förståelse om vad ett affärssystem är och hur det kan och bör tillämpas. Man hör då argumentet att ”vi är inte annorlunda, vi är som alla andra” och därför kan vi följa standardprocesserna i systemet. Det man då egentligen säger, fast man själv inte förstår det är att ”vi har inga ambitioner utan vi nöjer oss med att vara medelmåttiga”. Den gemensamma nämnaren när man jämför olika organisationer är att framgångar väldigt sällan kan knytas till den enskilda produkt eller tjänst som produceras utan att framgången kan hittas i den ”kultur/värderingar” som finns inom organisationen. Här skiljer sig organisationer åt och det är också svårt att kopiera denna kultur och dessa värderingar från ett företag till ett annat. Vi ser också ofta exempel på företag som fusioneras och där förväntad framgång helt uteblir pga den kulturkrock som uppstår.

Svårigheten ligger i att varje kultur/värdering har inverkan på de applikationer och processer som tillämpas inom verksamheten. Detta medför att det alltid blir ”lite annorlunda” från kund till kund oavsett om man har för avsikt att köra ”standard”. Och detta innebär i sin tur att varje upphandling och varje enskilt införande ska hanteras varsamt och med hänsyn till de ”osynliga” parametrar som ligger bakom företagets framgång. Det går då inte att bara utgå ifrån att ”om vi köper ett nytt standardsystem så fixar vi processerna sedan”. Det blir oftast en väldigt lång, plågsam och kostsam upplevelse.

Vad är då budskapet? Jo, det finns inga genvägar. Varje upphandling och varje införande kräver att man lägger tid på att skaffa sig insikt om ”hur man mår”, ”vad man vill förändra” samt ”hur man ska ta sig dit”. Och det finns inget standardrecept för detta. Man kan hämta mycket erfarenheter från konsulter och andra kunder men dessa erfarenheter måste alltid sättas i perspektiv mot den enskilda och unika verksamheten och de värderingar som råder i verksamheten.

Att ”utnyttja” ett affärssystems inbyggda standardprocesser är ett klokt sätt att begränsa den förändring som uppkommer av att anpassa systemet efter kundens befintliga rutiner. Detta är dock en väsentlig skillnad mot att ”tillämpa” affärssystemet processer, utifrån tron att det är det bästa för oss.

Ett nytt affärssystem ger ofta väldigt stora möjligheter till att kunna förändra och utveckla verksamheten men inget kommer gratis. Och sannolikheten att det går illa är väldigt stor om man förlitar sig på att ”copy and paste” ifrån en annan verksamhet tillämpas som koncept för att genomföra ett snabbt införande.

Tyvärr betraktas ofta det gamla affärssystemet som en läckande kran där man vill åtgärda problemet genom att byta packning (dvs byta affärssystem) och sedan ska allt bli bra igen. Situationen kan vara på detta enkla sätt om man enbart behöver ett bokföringssystem, men det finns idag nästan inga kunder som klarar sig med enbart ett bokföringssystem. Det krävs oftast en mer heltäckande applikationsmiljö som ger stöd till samtliga processer och det spelar ingen roll om det är ett enda stort affärssystem eller en mer fragmenterad miljö med många sammankopplade system. Oavsett strategi och miljö måste man göra sin hemläxa. Att tro att ett nytt affärssystem råder bot på bristande rutiner är en farlig illusion.