Funktionalitet och användarvänlighet i de rapportverktyg som följer med affärssystemet är viktiga kriterier vid bedömning av vilket mervärde det nya systemet kan ge verksamheten. Idag ser vi trenden att allt fler användare behöver få tillgång till systemets olika verktyg för rapportering och utdata. För att kunna möta denna målgrupp som blir allt bredare måste leverantören kunna erbjuda ett brett spektra av rapportfunktioner.

Merparten av affärssystemen levereras med ett stort urval av standardrapporter. Likaså kan kunden ofta välja mellan olika rapportverktyg för att förädla rapporterna eller bygga nya rapporter. Länge var det leverantörens egenutvecklade ”rapportgenerator” som ingick som en del av systemet. Nu är det mer regel att leverantören istället hänvisar till externa verktyg såsom Crystal Report eller MS Reporting Services.

Något förenklat kan man skilja ut fyra typer av rapporteringsbehov i en organisation. Denna indelning kan användas när man bestämmer vilka rapportverktyg som skall ingå i leveransen av affärssystemet:

  •  Ledningsrapportering: Rapporterna innehåller ofta en form av grafisk presentation av data och målgruppen har traditionellt varit företagsledning och ledande befattningshavare. Ledningsrapportering ligger idag oftast utanför standardfunktionaliteten och ingår istället som en del av en beslutsstödslösning. Rapporterna kan ändra form och innehåll genom de olika urvalskriterier som definieras för respektive rapport. Vanligt är också att man kan ”borra sig” ner till detaljer utifrån den första övergripande presentationsvyn. Rapporterna bygger på en kombination av olika typer av information och kräver därför i många fall ett datalager.
  • ”Ad hoc”-rapportering: Denna typ av spontana rapporter och frågor används för att besvara enstaka och unika frågor vid ett speciellt tillfälle. Användaren söker fritt i databasen kring ett speciellt område såsom exempelvis detaljuppgifter om en kund, order eller produkt. Denna typ av utdata har länge varit affärssystemets svagaste del. Det är ännu få affärssystem som kan uppvisa en total frihet gällande spontan sökning av information.
  • Standardrapportering. Fasta periodiska rapporter som används i samband med bokslut, månads- och kvartalsrapportering. Rapporter av mer statisk karaktär vars innehåll inte kan ändras i någon större utsträckning och som samtidigt följer en viss grundmall. Det andra användningsområdet för standardrapporter är mer renodlade listor som används för ett speciellt funktionsområde såsom kundregister, fakturering eller försäljningsstatistik. Det medföljer vanligtvis hundratals standardrapporter med de flesta affärssystem.
  • Analyser: Rapportering där informationen skall ingå i mer avancerade beräkningar med en komplex utskriftslayout och där informationen ”tvättas” och bearbetas i flera steg innan den presenteras för användaren. Enkla analyser kan normalt sett genomföras i leverantörens egen rapporteringslösning. Komplexa analysverktyg tillämpar ofta statistiska modeller och beräkningar och kan användas för att känna igen mönster eller trender i informationsmängden. För denna typ av rapportering krävs nästan alltid ett externt rapporterings- eller beslutstöd.

Flera leverantörer har utvecklat så kallade ”Management Dashboards” (på svenska en form av styrkort) som presenterar en sammanställning av operativ information från hela systemet i en överskådlig form. Tidigare var man ofta hänvisad till att hämta informationen från många olika skärmbilder. Ny teknik och användargränssnitt gör det nu möjligt att samla och komprimera information på en samlad skärmbild. Man bör dock komma ihåg att analysera hur flexibla dessa styrkort är i förhållande till företagets verkliga behov och inte låta sig förblindas av systemets generella möjligheter.

Det finns en tendens till att de större leverantörerna antingen har utvecklat egna rapporteringsverktyg eller köpt och integrerat nischade rapporteringssystem, medan de mindre leverantörerna i större utsträckning valt bort att utveckla rapporteringsdelen. I stället fokuserar de mindre leverantörerna på att integrera med de framträdande och nischade rapportverktygen på marknaden.

Oaktat vilken modell leverantören erbjuder sina kunder har rapportverktyget blivit en utslagsgivande funktion. Även flera av de allra största leverantörerna uppvisar väsentliga brister i möjligheter för kunden att skapa egna rapporter utan att kostnaden eller arbetsinsatsen blir orimligt hög. När standardfunktionaliteten snart nått den nivå att de flesta affärssystem passar de flesta företaget blir rapportdelen en väldigt avgörande faktor. Kunden gör klokt i att lägga avsevärt med tid i sin upphandling på att säkerställa flexibiliteten i det verktyg som kunden erbjuder. Och pekar leverantören på verktyg som Crystal Report eller Microsoft Reporting Services bör kunden noga överväga vad detta innebär i arbetsinsats.