I de flesta upphandlingar av affärssystem ingår i regel en huvudbok, faktum är väl att själva ursprunget till fenomenet affärssystem är väl just huvudboken som innan begreppet affärssystem lanserades kallades ekonomisystem. Det var helt enkelt redovisningen med kund- och leverantörsreskontra som skulle stödja ekonomiavdelningens processer.

Merparten av de underlag som hanteras i ekonomiprocesserna har sitt ursprung i de affärs- eller verksamhetsdrivande processerna, så behovet av integrationer mot dessa infann sig snart. Att integrera OLF (order, lager och fakturering eller liknande) blev en av de viktigaste framgångsfaktorerna för de leverantörer av ekonomisystem som vill utvecklas, och så har det fortsatt med utvecklingen av stöd för affärsdrivande processer av allehanda slag. I många av våra kommuner skall vi dock konstatera, råder det en stuprörsorganisation där var och en sköter sitt vilket får till följd att ekonomiavdelning sköter ekonomisystemet och kravet på integration, utveckling och samordning inte drivs av någon, därmed kan de gamla ekonomisystemen leva kvar i den sektorn. Men vi bortser från dessa för tillfället.

Konsekvensen av denna utveckling har inneburit att det som ursprungligen var huvudsaken har blivit en bisak, huvudboken med reskontror är i dagens upphandlingar mycket styvmoderligt behandlade. Vi skriver pliktskyldigast ett antal krav på huvudbok och reskontror i kravspecifikationer men i praktiken ägnas de ytterst lite tid under utvärderingsfasen. Det bara förutsätts att dessa funktioner är tillräckliga och att det har någon mån har utvecklats en svensk praxis för dessa rutiner och processer som systemen kan leva upp till.

Detta är väl egentligen helt rimligt med tanke på hur krävande en utvärderingsprocess kan vara, i normala fall sker den med hjälp av verksamhetens nyckelpersoner vilka skall hantera den ordinarie verksamheten och under projekttiden (vilken inte sällan är både 1 och 2 år med lite olika intensitet) även ansvara för att systemprojektet går i mål. Att då prioritera och ägna sig åt det mest affärskritiska, nämligen, normalt sett, OLF modulerna och de processerna är helt rimligt. Branschen har utvecklat ett antal ”smör och bröd” rutiner i ekonomidelar som bara fungerar utan att man behöver fundera så mycket på det. Vad som väl fortfarande kräver utvärdering och bedömning mot kravspec och förväntningar är rapportering och analysdelar som kan skapas i de nya processerna

Anledning till mina funderingar kring dessa förhållanden är att jag några gånger medverkat i utvärderingsprocesser av utländska system (i den betydelsen att systemet inte är anpassat för den svenska marknaden, framför allt inte avseende ekonomiprocesserna). Inte sällan är scenariot att ett svenskt bolag funnit ett system vilka har en avancerad lösning för den affärsdrivande verksamheten inkluderade huvudbok med reskontror men där leverantören inte finns i Sverige och inte heller känner till svenska förhållanden. Utvärderingen av OLF- funktionaliteten och processtödet skiljer sig inte mycket från en leverantör som finns i Sverige. Däremot blir hanteringen något helt annat när det gäller det våra ”smör o bröd” processer i ekonomidelarna. Inget kan tas för givet. BAS konto plan, resultat- och balansräkningar, inbetalningar, utbetalningar och allt annat som bara fungerar måste nu specas ner till skruv och mutternivå. Leverantören måste informeras om alla dessa detaljer och fakta, beskrivande BGC format, inbetalningsrutiner med giltiga format, SIE4 format, BAS kontoplaner med rapportstrukturer, EDI format och mycket annan dokumentation som beskriver våra vardagsrutiner.

Utredningen kan bli långvarig och tung för både leverantör och kund och inte sällan blir utfallet att man avslutar projektet då leverantören inser att investeringskostnaden för anpassningen blir allt för stor med oklara möjligheter att kunna sälja lösningen till andra svenska kunder och på så sätt kunna räkna hem investeringen.

Utvärdering av systemfunktionerna i ekonomidelar blir komplext när både kund och leverantör måste ner i detaljerna för anpassning och test. Betänker man sen de avtalsmässiga aspekterna för kunden med rimliga villkor att kunna avbryta om leverantören misslyckas med sin Sverigeanpassning, kan man konstatera att det skall till mycket speciella förhållanden för att utländska leverantörer tar sig an den svenska marknaden.