HerbertNathan & Co publicerar inom kort en marknadsanalys av RPA för den svenska marknaden. Analysen drogs igång som ett initiativ för att få klarhet i begreppet men har successivt utvecklat sig till en beskrivning av fenomenet och exempel på tillämpningsområden. RPA (Robotic Process Automation) är som begrepp relativt nytt även om verktygen som begreppet avser inte är helt nya på marknaden. Det finns idag uppskattnings ca 20-25 etablerade RPA verktyg i Europa varav ca 10 är tillgängliga på den Nordiska marknaden.

Den generella bilden av RPA är att det är verktyg som kan användas för att ersätta och automatisera manuella och repetitiva arbetsmoment. Som ett exempel kan nämnas manuell registrering och överföring av information från ett system till ett annat system. Så länge det går att finna ett regelverk för att definiera en process går det oftast också att automatisera processen med hjälp av ett sk RPA-verktyg.

Det visar sig dock ganska snart när man arbetar med RPA att det finns många fler tillämpningsområden än vad man först kan ana när man börjar leka och testa dessa verktyg. Den vanlige kunden inleder oftast med att testa verktyget på en utvald och avgränsad process. Ganska snart visar det sig att om processen är manuell, repetitiv och arbetskrävande är affärsnyttan väsentligen mycket större jämfört med kostnaden för att införa ett RPA verktyg. I nästa steg börjar kunden utöka användningen till fler utvalda processer och börjar därmed också lära sig verktyget och dess möjligheter.

Det visar sig att RPA hos många kunder är på väg att helt eller delvis ersätta gamla och befintliga integrationsverktyg. Detta beror på att RPA verktygen är utvecklade för att bygga kedjor av kontrollerade aktiviteter och där möjligheterna att bygga regler och logik ofta imponerar. Till detta ska läggas att verktygen är utvecklade för att användare med begränsad kunskap om teknik ska kunna använda och underhålla verktygen. Det krävs dock att kunden har kunskap och kontroll över sin infrastruktur då verktygen har som uppgift att koppla ihop informationsströmmarna från många olika datakällor och där den svaga länken alltid är respektive systems förmåga att hämta och lämna information via standardiserade format.

Det intressanta med RPA (som delvis kan liknas tidigare generationers integrationsplattformar) är att de täcker många aspekter av att förädla informationsströmmarna. De kan arbeta regelbaserat, bearbeta och tvätta data, aktivera processer i externa applikationer samt samverka ihop med verktyg som arbetar med rösttolkning och texttolkning. Till detta kommer förmågan att arbeta med sk multitasking utifrån perspektivet att kunden kan skapa en mångfald av olika processautomationer som arbetar parallellt med olika uppgifter.

Som exempel är RPA idag används kan nämnas tolkning och bearbetning av ansökningar vid rekryteringsprocesser, kreditanalys vid låneansökningar, bearbetning av inkommande mail till en kundtjänst eller myndighet samt migrering av data vid systemimplementationer. Listan kan dock göras väldigt lång och det är egentligen bara fantasin som begränsar.

Man ska nu inte tolka ovan fel. RPA är inget system som kan ersätta ett verksamhetssystem som bearbetar och lagrar data. Det har primärt som uppgift att utföra en uppgift och förflytta data mellan system. Däremot finns det goda möjligheter att använda RPA som ett verktyg för att göra en successiv förflyttning från en gammal infrastruktur med många ”utgångna” applikationer över till en ny infrastruktur och där ersättning kan ske applikationsvis istället för att kapa alla system samtidigt. Och det spelar ingen roll ifall kunden har en lokal systemmiljö eller arbetar med molntjänster.

På detta sätt ser vi att RPA hos många företag blivit en form av olja för att smörja ett gammalt maskineri som hackar. Det är inte den slutliga lösningen för att åtgärda kundens gamla miljö, men det kan väsentligen underlätta för kunden att trots gamla system kunna automatisera manuella rutiner och samtidigt successivt förflytta kunden över till en mer modern infrastruktur.

RPA är ett spännande tillskott i nutiden. Och i förändringen mot en mer öppen arkitektur och med en mångfald av datakällor och appar finns det en given plats för RPA för att få kontroll över informationen och för att kunna automatisera tidigare helt eller halvmanuella processer.