Som ett led i den pågående digitaliseringen ser vi nu att allt fler leverantörer väljer att samverka med externa 3:e parts leverantörer när det gäller automation. Bakgrunden och insikten är att dagens affärssystem (åtminstone merparten) saknar ett strukturerat och inbyggt stöd för att skapa regelverk för automation. Den gamla modellen bygger på att kunden eller med leverantörens hjälp skapar sk ”batch-job” som utför en specificerad uppgift som går på klocka. Syftet är att överlåta arbetsuppgifter som affärssystemet utför i ”bakgrunden”. Detta är en modell som funnits så länge datorer funnits och flertalet kunder har idag åtminstone något eller några jobb som går i bakgrunden en eller flera gånger per dag eller natt. Som exempel kan nämnas behovsanalyser, ekonomiska beräkningar och diverse former av rapporter. Inte alltid, men ofta, bygger dessa bakgrundjobb på en programmerad anpassning (eller script) med en begränsad dokumentation av anpassningen. Följden är som alltid med anpassningar att det förr eller senare kommer till en punkt där det blir orimligt svårt att hålla kontroll över systemet.

När vi nu ökar tempot i digitaliseringen ser vi att allt fler kunder börjar införa 3:e parts verktyg som stöd i sin automation. Motivet är att dels få in all automation i en strukturerad applikation och dels få tillgång till teknik som dagens affärssystem saknar.

På den skandinaviska marknaden finns det idag ca 10-12 fristående leverantörer av RPA-verktyg. Som exempel kan nämnas Automation Anywhere, Blue Prism, Kofax och UIPath. Det finns både likheter och skillnader mellan dessa verktyg men gemensamt kan sägas att de är utformade för att kunna bygga en mångfald av regler som baserat på händelser och kännetecken utför uppgifter på klocka. Då verktygen är byggda för att kommunicera med externa applikationer och datakällor har de väl inbyggda funktioner för att utbyta, verifiera, komplettera och uppdatera data.

Den första generationen av dessa verktyg var komplexa och krävde externt konsultstöd. Vi ser dock idag att verktygen blir allt mer användarvänliga genom att stor del av regelbyggandet utförs av verktyget via en relativt intuitiv guide som användaren följer för att skapa nya regler och uppgifter. Följden av att använda dessa verktyg är att kunden per automatik får en dokumenterad och spårbar logg över samtliga regler och uppgifter.

Dock, som vanligt med denna typ av verktyg krävs det kontinuerligt arbete med verktyget för att man ska kunna lära sig och behärska alla dess finesser. Och vi ser idag att allt fler konsultbolag börjar bygga upp RPA som ett eget tjänsteområde för att kunna serva sina kunder med kompetens inom detta område. Samtliga stora konsultorganisationer (ex Accenture, Avande, Cap Gemini, Dell, EY, IBM, PwC, Tata, Wipro, etc…) satsar idag stort på RPA.

Även om flera av de stora leverantörerna av affärssystem försöker utveckla liknande verktyg inom ramen för sitt affärssystem är RPA ett alternativ som kunden bör överväga. Fördelen är att dessa verktyg har gränssnitt och teknik för att kunna kommunicera med många andra externa applikationer utan att det krävs en enda rad av programmering eller anpassning. Allt sker baserat på strukturerade regler och villkor. Och prisbilden är satt på ett sådant sätt att investeringen oftast kan räknas hem på väldigt kort tid.

Det finns skäl att följa och bevaka utvecklingen inom RPA. Vi har ännu bara skrapat på ytan och potentialen i realiserbar nytta är väldigt stor.