”Vilket resursslöseri?” frågar sig säkert vän av ordning. Jo, ta kontroll över alla initiativ avseende förädling av information och processer som pågår i vart och vartannat hörn inom organisationen och som ofta, totalt sett, slukar väldigt mycket resurser utan att den verkliga nyttan, för organisationen som helhet, har utvärderats.

Det är logiskt att man lokalt inom respektive enhet vill råda bot på problem och tillfredsställa sina egna informationsbehov, processbehov, etc genom att skapa egna smarta lösningar. Man ber någon av de lokala ”fixarna” att skapa tillägg och ändringar i befintliga lösningar eller kanske köpa in en mindre fristående applikation som löser problematiken för det lokala behovet.

Känns det igen? Till slut har ingen har den totala överblicken över alla initiativ som pågår inom organisationen och det är heller ingen som ser till att dessa initiativ samordnas så att de koordineras och skapar nytta för organisationen som helhet. Hur kan detta hända och hur kan det tillåtas hända? Snabbt växande företag går på kort tid från en situation där man har järnkoll på läget till en situation där verkligheten totalt springer ifrån de som ansvarar för helheten. Situationen blir övermäktig för det fåtal och överbelastade IT-hjältar som både skall rätta till och förbättra befintliga applikationer och skapa nya applikationer. Den lokalt handlingskraftige tar till slut saken i egna händer och hittar vägar utanför den ordinarie supportkanalen för att få saker att hända och lösa det akuta problemet utan att först utvärdera om det är förnuftigt att genomföra sett ifrån organisationens helhetsperspektiv. På några få år hamnar man i en fragmenterad systemmiljö med många applikationer som tillsammans kräver omfattande och kostsamma resurser för att förvalta och vidareutveckla.

Alla organisationer över en viss storlek, med viss komplexitet och med ett visst antal organisatoriska enheter är i behov av en gemensam projektmodell och ett gemensamt projektkontor som har till uppgift att kontinuerligt utvärdera, samordna och säkerställa att alla initiativ som startas också leder till total nytta för företaget.

Nyckelorden är ”samordning & struktur”. Med ett gemensamt projektkontor säkerställer man att varje initiativ/projekt som startas dels har genomfört en grundlig analys av vilken nytta det tillför företaget och dels att projektet är koordinerat med alla andra projekt som också stödjer organisationen långsiktiga planer och mål.

För att ett programkontor skall kunna verka på ett effektivt sätt krävs att det finns en ledstång att hålla sig i. D.v.s. en väl utarbetad, väl förankrad, projektmodell med väl definierade beslutspunkter. Vidare krävs utbildade projektledare som driver de olika initiativen. Att vara projektledare är en yrkesprofession i sig självt. Allt för många initiativ dör på vägen p.g.a. att de drar ut på tiden då linjechefen försöker driva ett flertal projekt vid sidan av sina ordinarie arbetsuppgifter.

Lösningen är att utbilda duktiga projektledare (verksamhetsutvecklare) och låta dessa driva projekten via ”projektledarkontrakt” som ger dem både mandat och ansvar. Då, och först då, kommer projekten att leverera nytta i den omfattning de förväntas göra. Med en väl strukturerad projektportfölj som följs upp av en dedikerad styrgrupp, ett slags forum, kopplar man grepp om pågående initiativ och ser till att de tillsammans skapar nytta och framgång för hela organisationen.