Att utvärdera och upphandla nytt affärssystem har de senaste 10 åren blivit både lättare och svårare. Samtidigt som dagens affärssystem blivit oerhört funktionsrika och kan erbjuda ett väldigt brett utbud av basfunktioner har kundernas kravbild växlat från funktionskrav till process- och branschkrav. Detta innebär att även om affärssystemet har en viss grunduppsättning av funktioner så är det långt ifrån säkert om dessa funktioner fungerar optimalt sett till den aktuella kundens processflöden och branschnormer.

I takt med att IT-mognaden ökat i samhället och näringslivet generellt sett, har även kraven på affärssystemens användarvänlighet och användbarhet ökat. Som en del av detta har kunderna börjat ställa högre krav även på följsamhet i verksamhetsprocesserna och branschnormerna. Att erbjuda ett affärssystem som inte är flexibelt nog att ändra och komplettera i takt med att nya behov uppstår i verksamheten är helt uteslutet. Enbart flexibla system har framtiden för sig.

Tidigare kunde leverantörer av affärssystem, med viss nyutveckling, kompensera bristande funktionalitet med tillägg av nya funktioner. I den kravbild som finns idag blir detta allt svårare. Det räcker inte längre med att utveckla en ny funktion, lika viktigt är att funktionen passar in i processflödet vilket ofta kräver att grundstrukturen i systemet måste vara utformat för de processflöden som är normer i den aktuella branschen.

Utmaningen för de kunder som genomför utvärdering av affärssystem i en upphandling är att de allt för ofta baserar sitt val på en relativt ytlig presentation av affärssystemet. Vid en normal systempresentation ägnar leverantören ca 80% av tiden till att presentera det grafiska gränssnittet och övrig tid till att fördjupa sig i transaktionsflödet. Genom att påvisa en ”grafisk” flexibilitet gällande hur menyer, fält och rapporter kan justera invaggas kunden i tron att det är lika enkelt att ändra grundläggande processflöden. Tyvärr visar verkligheten att det är precis tvärtom.

För att undvika den besvikelse som uppstår när förväntningarna inte infrias måste kunden ägna avsevärt mycket mer tid åt att fördjupa sig i systemet under upphandlingen. En seriös fördjupning kräver ofta flera timmar per processområdet vilket innebär att det behövs flera arbetsdagar för att fullt ut arbeta sig igenom ett affärssystem för en större verksamhet. Det som vid denna genomgång inte kan presenteras och leverantören inte kan justera med en begränsad insats bör inte värderas som en ”sannolik” funktion.

Samtidigt som leverantören och systemet utsätts för en kritisk granskning får kunden möjlighet att hinna lära sig förstå grundlogiken i systemet och kan därmed bättre bedöma systemets möjligheter att flexibelt utvecklas med verksamheten. Detta sätt att värdera affärssystemet innebär att man fokuserar på verktygets potential till ökad affärsnytta istället för att fastna på det grafiska intrycket och glättiga menyer. Man undviker helt enkelt att köpa grisen i säcken.