De flesta av våra kunder brukar hävda att priset inte är den viktigaste faktorn vid val av nytt affärssystem. Trots detta är prisbilagan det första dokumentet man öppnar när affärssystemsofferterna mottagits. Detta är naturligtvis inte konstigt eftersom det offererade priset faktiskt går att läsa ut från en offert, medan systemets funktionalitet är svårare att läsa sig till. Kostnaden är naturligtvis också en viktig del av det business case som de flesta har tagit fram inför sin affärssystemsinvestering. En lägre kostnad blir lättare att räkna hem och därmed blir det enklare att motivera den investering som ett nytt affärssystem innebär.

I de flesta upphandlingar är inte kostnaden den avgörande faktorn för vilket system som väljs – helt enkelt på grund av att det inte är avgörande stora kostnadsskillnader mellan systemen. Ofta skiljer det inte mer än 20-25 % i kostnad mellan dyraste och billigaste lösningen och då är det andra faktorer som avgör, men ibland är skillnaden avsevärt större. I några upphandlingar vi varit involverade i under det senaste året har det varit mer än 100% i skillnad mellan det alternativ som vunnit upphandlingen och det alternativ som varit dyrast i upphandlingen. När kostnadsskillnaden blir så stor så har kostnaden en avgörande betydelse och det dyraste alternativet har i alla dessa upphandlingar blivit bortvalt trots att det levererat en mer funktionsrik lösning. De extra funktionerna har helt enkelt inte motiverat kostnaden och då har kostnaden blivit den avgörande faktorn i upphandlingen.

Vad offerterna visar

Men vad kostar ett affärssystem? Till viss del är det som att fråga ”hur långt är ett snöre?” Kostnaden beror på många olika faktorer t.ex. vilken funktionalitet som efterfrågas och hur komplex verksamhet som lösningen ska stötta. Vi har dock gjort ett försök att besvara frågan genom att sammanställa kostnader från de offerter vi fått in i olika affärssystemsupphandlingar under de senaste åren. Det handlar om ca 120 offerter i 40 olika upphandlingar, inom olika branscher och storlekar på organisationer, i alla skandinaviska länder. För att få jämförbarhet har vi valt att analysera kostnaden i förhållande till omsättning och antal anställda. De kostnadsposter vi tittat på är leverantörens implementationskostnader och den totala offererade kostnaden över 5 år för både implementation och licenser. Det pågående skiftet från lokal installation till molndrift har vi i möjligaste mån justerat för men det är fortfarande en faktor som stör jämförelserna i någon mån.

Vi har dock gjort ett försök att besvara frågan genom att sammanställa kostnader från de offerter vi fått in i olika affärssystemsupphandlingar under de senaste åren. Det handlar om ca 120 offerter i 40 olika upphandlingar, inom olika branscher och storlekar på organisationer, i alla skandinaviska länder.

Vår analys visar att implementationskostnaden utgör i genomsnitt 1,5% av omsättningen för en organisation. Spannet är dock stort; den lägsta implementationskostnaden är 0,06% av omsättningen medan den högsta motsvarar 18,2% av omsättningen. Implementationskostnaden per anställd är i genomsnitt €3 690 och även här är spannet stort från €122 per anställd upp till €12 257 per anställd. Den totala kostnaden över 5 år inkluderande både implementation och licenskostnader är i genomsnitt 3,6% av omsättningen. Motsvarande jämförelse per anställd visar att kostnaden över 5 år motsvarar €8 039 per anställd. För de analyserade kostnaderna finns en tydlig stordriftsfördel. Både kostnader i förhållande till omsättningen och i förhållande till antal anställda blir lägre ju större organisationen är.

De redovisade kostnaderna är enbart de som relateras till leveransen av affärssystemet. Till detta tillkommer flera andra kostnadsposter t.ex. resurser i projektet och kostnader för integrationer mot externa system.

Så svaret på vad ett affärssystem kostar är att ”det beror på” men en god gissning är ca 1,5% av omsättningen i implementationskostnad och 3,6% av omsättningen totalt för de första 5 åren.