Det finns situationer där man konstaterat att upphandlingskonsulter och kunder gått över gränsen för vad som kan anses som anständigt vad beträffar att pressa leverantörer som känner att de ”bara måste ha affären”. Effekten av en dålig affär för leverantören kommer att märkas under projektets gång då det visar sig att leverantören väljer att bemanna med ”billigare resurser” som säkert är entusiastiska men saknar den erfarenhet som behövs för att designa och driva ett affärssystemsprojekt i mål med den optimala lösning som kunden förväntar sig.

Leverantören vill få ut så mycket som möjligt av sina allra främsta konsulter och därför hamnar dessa i projekt som väsentligen påverkar projektlönsamheten och där timpriset blir högst oavsett som det är fastprisprojekt, incitamentsprojekt eller löpande räkning.

Inte sällan hamnar man som upphandlingskonsult i situationer där det går att pressa leverantören väldigt långt i eftergifter vad beträffar såväl licenspriser som timpriser och låga timvolymer vid incitamentsmodeller. Frågan är bara om detta verkligen gagnar kunden? Med tanke på min inledning ovan så är det tveksamt om svaret är givet. Lägst pris och bäst villkor (sett från kundens synvinkel) kanske inte alls ger förväntad uppfyllnadsgrad av effektmålen.

Hur skall man då hitta ett avtal som gagnar båda parter? Jo, genom att fokusera mera på uppfyllnad av effektmål istället för projekt- och produktmål. Det är inte lätt men det är dit man måste komma för att det skall vara meningsfullt att verkligen pressa leverantören till ett avtal där kunden både erhåller ett ”rimligt pris” och en leverans som ger förväntade effekter i form av effektivare processer, förbättrade leveranser och resultat vilket ökar marknadsvärdet på företaget.

Jag har vid ett flertal tillfällen träffat kunder där girigheten tar överhand och där kunden både vill ha hela projektet helt riskfritt samtidigt som priset ska pressas ned till en nivå som understiger leverantörens självkostnadspris och där leverantören måste väga in goodwill i affären för att kunna motivera den. Det är självklart att man ska eftersträva reduktion av priset och utökning av leveransen i en förhandling. Frågan är bara hur långt man ska gå för att inte riskera att passera gränsen där leverantören tvingas snåla in på kompetens och leverabler som inte är så enkla att kontrollera i den mån de går att alls kontrollera.

Genom att under upphandlingen jobba mera med effektmål och nyttokalkyler som skall uppfyllas kan man undvika risken att leverantören väljer att inte leverera med det ”dream team” man en gång visade upp under demonstrationer och möten. Fokus på att leverera nytta och effekter leder inte bara till bättre lösningar, det driver också leverantören till att jobba med de bästa konsulterna i rätt lägen, ofta i analys och designfasen, av projektet oavsett om de är nära nog fullbelagda på andra uppdrag eller inte. Att använda de bästa blir helt avgörande för leverantörens lönsamhet i projektet. Det är det som i slutändan ger båda parter bra vinning.

Rekommendationen är att i förhandlingen minska fokus på timpris och vilka moduler som skall ingå för att istället komma överens om vilka effekter den nya lösningen skall ge och fastställa vilka av dessa effekter som leverantören kan använda som grund för att erhålla ersättning. Med en sådan modell pressas inte leverantören till ett orimligt avtal och kunden kan i förväg beräkna och förutse hur mycket av effektiviseringen – effekterna – som lösningen kommer att kosta. Det blir ett avtal baserat på vad som i vardagligt tal kallas ”en win win situation”.