Samtidigt som affärssystemet blivit navet i verksamheten har det hos många företag även blivit en hämsko för utveckling av verksamheten. Efter många år med uppgraderingar, tillägg och anpassningar når företaget förr eller senare en nivå där systemets funktionalitet och omfattning begränsar fortsatt effektivisering och där kostnaden för att underhålla och utveckla systemet blir orimligt hög. I detta läge uppstår diskussionerna om att genomföra en upphandling och byta till ett ”bättre” affärssystem.

Vad är då ett bättre affärssystem? Och på vilket sätt kan ett bättre affärssystem skapa ett ökat mervärde för verksamheten? Även om det finns synliga behov till att byta affärssystem är det tyvärr väldigt vanligt att företaget underlåter att klargöra de effekter och den nytta som kan realiseras med stöd av ett nytt system.

Studier visar att endast 40% av alla investeringar i affärssystem baseras på en seriös och genomarbetad investeringsanalys som utvisar den konkreta nyttan av ett systembyte. Hur är detta möjligt? Vad är det som orsakar att stora professionella verksamheter som dagligen arbetar med investeringsanalyser för sin produktion helt misslyckas med att genomföra en seriös investeringsanalys för ett affärssystem? Av någon anledning verkar företagets ledning har mycket svårare för att greppa vad affärssystemet har för roll i verksamheten.

Allt för ofta bygger upphandlingar och byten av affärssystem på en naiv inställning att ”ett nytt och modernt system” kommer att lösa alla problem. Verkligheten visar istället att ett nytt system inte leder till någon nytta alls om företaget före upphandlingen inte gjort sin hemläxa och på allvar analyserat vilka behov som föreligger för att verksamheten ska kunna uppnå sina resultat- och tillväxtmål.

Det är intressant att notera att en seriös analys ibland kan utvisa att det ”gamla” systemet mycket väl kan vara det ”bästa” för verksamheten även i framtiden, även om det inte har det fräckaste gränssnittet och ligger längst fram i den tekniska utvecklingen. Det kan faktiskt vara så att ett nyare system inte kan skapa det mervärde som krävs för att motivera den kostnad och den tid som krävs för att införa det nya systemet. När denna situation uppstår hamnar företaget dock ofta i en intern strid där politiken överstiger förnuftet och där beslutet baseras på helt andra grunder än vad investeringsanalysen utvisar.

För att byta till ett bättre system måste man först mycket konkret kunna visa på vilket sätt det gamla systemet hindrar verksamheten och vilka konkreta nyttoeffekter som ett nytt system kan skapa för verksamheten. Väldigt logiskt och enkelt, men samtidigt ändå så svårt och komplicerat.