På konferensen Forum4iT den 8 maj tilldelades Nordnet priset för årets HR-systemprojekt. Priset som delas med kundens leverantör CatalystOne var välförtjänt och motiveringen löd ”För att med ett starkt ledarskap och en genomtänkt strategi ha genomfört en lyckad implementering präglad av mod och medvetenhet samt ett tight partnerskap mellan kund och leverantör. Projektet har därmed lyckats nå de uppsatta målen, skapat delaktighet och engagemang samt givit användarna en lika modern upplevelse som man strävar att erbjuda sina kunder.”

Jag hade förmånen att ingå i juryn och fick därmed ta del av detaljerna kring varför just deras projekt blev så lyckat. Juryn bedömde även två andra finalkandidater och jag tänkte nu summera vad som faktiskt kännetecknar dessa implementationer och ge lite konkreta råd till er som står inför att göra er första implementation av ett HCM system.

Gemensamt för kvalificerade slutkandidater (till priset) var att kunderna skapat ett gemensamt partnerskap/åtagande ihop sina leverantörer. Förväntningarna var klargjorda innan start och båda parter var medvetna om att det är med gemensamma krafter som man lyckas med sitt implementationsprojekt. Alla tre kunder hade gjort sin hemläxa med genomarbetade upphandlingar, satt upp tydliga mål och arbetat med intern förankring redan från start.

Till detta kommer att man tillsatt en internt drivande och handlingskraftig HR-projektledare. En av de nominerade företagen valde att kalla sin HR projektledare för ” intern rockstjärna” och syftade på det stora arbete som gjorts relaterat till HR:s egna processutvecklingsarbete. Projektet handlar enbart till begränsad del om ett IT-system och till övervägande del om en förändring av processer och roller. För att ro projektet i hamn krävs både mycket tid och ett stort engagemang från kunden. Även systemleverantörerna vittnade om att detta var en av de allra viktigaste framgångsfaktorerna.

Ett annan slutsats man kan dra var vikten av att göra en stegvis implementering och planera för att lansera respektive modul i samband med när den enskilda processen ligger i ”HR-årshjulet”. Med andra ord exempelvis lansera lönerevisionsmodulen i samband med att lönerevisionsprocessen ska igång. Säkerställ bara att ni har gjort er testprocess (för hela systemet) på bästa sätt i förväg så att ni inte får problem i skarpt läge.

Var det några utmaningar som dessa kunder/leverantörer upplevde? Ja, givetvis finns det alltid utmaningar. Primärt handlade många utmaningar om att kunden hade underskattat hur svårt det kan vara att få till integrationen med lönesystemet (som ofta blir mer komplex än man kan förvänta sig när det gäller ett komplett HR-system). Lika så var det flera som hade påbörjat dialogen med lönesystemleverantören för sent i projektet.

Själv vill jag verkligen understryka vikten av att finna en ”intern rockstjärna” inom HR, som kan driva och leda förändringen och införandet. En av mina kunder gick live i veckan med sitt nya HR-system och HR direktören sa spontant – ”Vår HR-projektledare har verkligen gjort en hjälteinsats – hon är vår hjältinna!”

Kanske känner ni idag att ni inte har någon inom er HR-avdelning som har tillräcklig erfarenhet av att arbeta med implementering av HR-relaterade systemstöd. Då går tankarna givetvis åt att ni lutar åt att köpa in extern projektledarkompetens. Mitt budskap är att ni självklart kan ta in en extern projektledare, men projektet kräver också att ”någon” inom HR antar rollen som intern ”rockstjärna”. Det är viktigt att förstå att implementationen är enbart det första ”lilla” steget på resan. Sedan ska man leva med systemet i många år och få nya uppgraderingar varje nytt kvartal (då det är molnbaserade system). Det nya systemet kräver ett aktivt ägande för att man ska kunna realisera nyttan av den investering man gör.

Djup förståelse för era HR-processer, ett IT-intresse, förankring i organisationen, tid och en stor portion engagemang är det allra viktigaste hos er interna HR-projektledare. Utnyttja möjligheten till att finna och ge chansen till någon av era HR medarbetare att få anta rollen som den ”interna rockstjärnan inom HR”!